Chi è responsabile della manutenzione degli ascensori in un palazzo per uffici con più locatari

In un palazzo direzionale occupato da più aziende, l’ascensore viene utilizzato ogni giorno da dipendenti, clienti, fornitori e visitatori. Il proprietario dell’immobile può essere diverso dalla società che gestisce gli spazi comuni, mentre ogni piano può essere concesso in locazione a un’impresa distinta.

Questa organizzazione rende meno immediato individuare chi debba controllare le scadenze, autorizzare gli interventi e sostenere i relativi costi. La presenza di un property manager, di un facility manager o di più datori di lavoro, però, non modifica il principio previsto dalla normativa sugli ascensori: gli obblighi principali relativi all’impianto ricadono sul proprietario dello stabile o sul suo legale rappresentante.

A questi si aggiungono gli obblighi che ciascun datore di lavoro deve rispettare per tutelare le persone impiegate nei propri uffici. Per evitare sovrapposizioni o attività non presidiate, contratti di locazione, incarichi di gestione e contratto di manutenzione devono indicare con precisione compiti, referenti e procedure.

Obblighi di manutenzione degli ascensori nei luoghi di lavoro secondo il D.Lgs. 81/2008

La gestione dell’ascensore in un edificio per uffici è regolata innanzitutto dal D.P.R. 162/1999, che disciplina la manutenzione e le verifiche degli impianti elevatori.

Il proprietario dello stabile, o il suo legale rappresentante, deve affidare la manutenzione a una persona abilitata o a una ditta specializzata. Deve inoltre incaricare un Ente,soggetto autorizzato di eseguire la verifica periodica prevista dalla legge e provvedere alle riparazioni segnalate dal manutentore e ai rilievi dell’Ente stesso.

Poiché l’edificio ospita attività lavorative, deve essere considerato anche il D.Lgs. 81/2008. L’articolo 64 stabilisce che il datore di lavoro debba assicurare la regolare manutenzione tecnica dei luoghi di lavoro, degli impianti e dei dispositivi ed eliminare quanto più rapidamente possibile i difetti che possano compromettere la sicurezza e la salute dei lavoratori.

Le due discipline operano su piani collegati ma differenti:

• il proprietario o il suo rappresentante gestisce gli obblighi specifici dell’ascensore;
• il datore di lavoro valuta i rischi per il proprio personale e segnala eventuali condizioni pericolose;
• il property o facility manager può seguire operativamente il servizio quando dispone di un incarico adeguato;
• la ditta manutentrice esegue le attività tecniche previste dalla normativa e dal contratto;
• L’Ente incaricato esegue le verifiche periodiche.

L’affidamento a un gestore esterno non trasferisce automaticamente ogni responsabilità. Devono essere definiti i poteri assegnati, la possibilità di autorizzare le spese e le procedure da utilizzare quando un intervento non può essere rinviato.

Responsabilità del datore di lavoro

In un edificio con più locatari possono essere presenti diversi datori di lavoro. Ognuno risponde della sicurezza dei propri dipendenti e deve considerare, nella valutazione dei rischi, anche le condizioni degli spazi e dei servizi comuni utilizzati durante l’attività.

Il datore di lavoro non deve necessariamente stipulare un contratto autonomo per la manutenzione dell’ascensore comune. Deve però verificare che le modalità di gestione dell’edificio non espongano i lavoratori a rischi e segnalare tempestivamente al proprietario o al facility manager problemi come:

• arresti improvvisi;
• dislivelli tra cabina e piano;
• porte che si chiudono in modo irregolare;
• sistemi di comunicazione non disponibili;
• rumori o vibrazioni anomali;
• illuminazione insufficiente;
• accessi non correttamente delimitati durante i lavori.

Quando l’impianto viene fermato dal manutentore o dal soggetto incaricato della verifica, il locatario non può chiederne la riattivazione per ragioni organizzative. Deve informare il personale, indicare i percorsi alternativi e prestare particolare attenzione alle persone con mobilità ridotta.

Il proprietario e il gestore dell’immobile devono invece assicurare che la segnalazione venga presa in carico e che l’intervento sia autorizzato secondo le procedure concordate. In un edificio direzionale, una catena di comunicazione chiara evita che ogni azienda contatti separatamente il manutentore o che, al contrario, nessuno si occupi del problema.

Frequenza delle verifiche obbligatorie

La normale manutenzione e la verifica periodica sono attività differenti.

Il manutentore deve visitare l’ascensore con una frequenza coerente con le esigenze dell’impianto, controllando il comportamento delle parti meccaniche, elettriche e idrauliche, le porte, le serrature, le funi e le catene. Deve inoltre eseguire le operazioni di pulizia tecnica e lubrificazione necessarie.

Almeno una volta ogni sei mesi deve effettuare un controllo approfondito dei principali dispositivi di sicurezza, delle funi, delle catene, dell’isolamento elettrico e dei collegamenti di terra. Gli esiti devono essere annotati nel libretto dell’impianto. La frequenza semestrale riguarda questi controlli specifici e non rappresenta necessariamente un numero sufficiente di visite per tutti gli ascensori.

La verifica periodica obbligatoria deve invece essere eseguita ogni due anni da un soggetto indipendente abilitato, come un organismo autorizzato o gli altri enti previsti dalla normativa. L’incarico deve essere conferito dal proprietario dello stabile o dal suo legale rappresentante.

In un palazzo per uffici la frequenza delle visite ordinarie dovrebbe essere definita considerando:

• numero di aziende presenti;
• quantità di persone che accedono quotidianamente;
• numero dei piani serviti;
• orari di apertura dell’edificio;
• utilizzo serale o festivo;
• età dell’impianto;
• presenza di più ascensori;
• storico dei guasti;
• disponibilità di percorsi alternativi.

Un impianto che collega un parcheggio, una reception e numerosi piani direzionali può compiere molte più corse rispetto a un ascensore condominiale. Limitarsi ai controlli semestrali sui dispositivi di sicurezza non significa quindi aver definito un programma di manutenzione adeguato all’uso effettivo.

Documentazione e registro degli interventi

Il D.P.R. 162/1999 prevede il libretto dell’ascensore, sul quale devono essere riportati gli esiti delle visite e al quale vengono allegati i verbali delle verifiche periodiche e straordinarie.

Non esiste, per gli edifici per uffici, un secondo “registro degli interventi” con una forma unica stabilita dalla legge. È però opportuno che il gestore conservi in modo ordinato tutta la documentazione tecnica e amministrativa relativa all’impianto.

L’archivio dovrebbe comprendere:

• libretto dell’ascensore;
• comunicazione di messa in esercizio e numero di matricola;
• contratto di manutenzione;
• nominativo dell’organismo incaricato delle verifiche;
• rapporti delle visite ordinarie;
• verbali delle verifiche biennali;
• prescrizioni ancora aperte;
• rapporti dei guasti;
• preventivi e autorizzazioni;
• fatture relative agli interventi;
• documentazione di eventuali modifiche.

In un immobile multi-tenant è utile rendere accessibili al property manager almeno le scadenze, gli interventi programmati e le anomalie ancora da risolvere. I locatari non devono necessariamente ricevere ogni documento tecnico, ma devono essere informati quando i lavori incidono sull’accessibilità o sull’utilizzo degli spazi.

Ogni rapporto dovrebbe specificare quale impianto è stato controllato, quali operazioni sono state eseguite, quali anomalie sono state rilevate e quali attività rimangono da autorizzare. Una descrizione generica come “visita effettuata” non permette di controllare l’evoluzione di un problema né di valutare la qualità del servizio.

Come strutturare un contratto di manutenzione per un edificio direzionale

Il contratto dovrebbe essere predisposto partendo dalle caratteristiche dell’immobile e non soltanto dal numero degli ascensori.

Un edificio con dieci piani, accessi controllati, parcheggi interrati e più società presenti può richiedere assistenza durante fasce orarie molto ampie. Deve inoltre gestire persone che non conoscono l’edificio, appuntamenti con clienti, consegne e accessi di tecnici esterni.

Prima di richiedere il preventivo è quindi opportuno raccogliere:

• dati tecnici degli impianti;
• marca e anno di installazione;
• numero medio di utenti;
• orari di apertura;
• storico dei guasti;
• interventi straordinari già eseguiti;
• referenti della proprietà e della gestione;
• modalità di accesso ai locali tecnici;
• esigenze dei singoli locatari;
• tempi massimi di indisponibilità ritenuti accettabili.

Il contratto può così distinguere le attività obbligatorie dai servizi aggiuntivi richiesti per garantire continuità all’edificio.

Clausole chiave per edifici multi-tenant

Un contratto destinato a un palazzo per uffici dovrebbe indicare con precisione:

• impianti compresi nel servizio;
• frequenza delle visite programmate;
• reperibilità e orari di assistenza;
• procedura per le persone bloccate;
• manodopera compresa nel canone;
• ricambi inclusi ed esclusi;
• assistenza durante le verifiche biennali;
• gestione degli interventi fuori orario;
• referenti autorizzati ad aprire le chiamate;
• soglie di spesa autorizzabili senza preventivo;
• modalità di invio dei rapporti;
• durata, rinnovo e recesso;
• aggiornamento annuale del canone.

È importante evitare formule poco definite come “assistenza completa” o “copertura totale”. Devono essere elencati i componenti inclusi, le esclusioni, i costi delle uscite notturne e le condizioni applicate alle riparazioni straordinarie.

Il contratto dovrebbe anche stabilire chi può autorizzare un intervento. Se ogni locatario contatta direttamente il manutentore, possono nascere richieste duplicate o contestazioni sui costi. È preferibile individuare uno o più referenti centrali, mantenendo un numero dedicato per il soccorso delle persone bloccate.

Coordinamento con il property manager o facility manager

Il property manager segue normalmente gli aspetti economici e amministrativi dell’immobile, mentre il facility manager presidia più direttamente servizi, impianti e attività operative. Nella pratica, le competenze possono sovrapporsi o essere affidate alla stessa società.

Per la manutenzione degli ascensori il coordinamento dovrebbe comprendere:

• controllo delle scadenze;
• programmazione delle visite;
• accesso dei tecnici all’edificio;
• comunicazione preventiva ai locatari;
• apertura e classificazione delle segnalazioni;
• autorizzazione dei lavori;
• controllo dei rapporti tecnici;
• verifica delle fatture;
• aggiornamento del proprietario;
• analisi periodica dei fermi.

Gli interventi programmati dovrebbero essere collocati, quando possibile, nelle fasce di minore utilizzo. In un edificio con attività differenti, però, l’orario d’ufficio non è sempre uguale per tutti: alcune aziende possono lavorare la sera, durante il fine settimana o ricevere pubblico su appuntamento.

Il facility manager dovrebbe quindi conoscere gli orari reali delle imprese presenti e comunicare per tempo l’indisponibilità prevista. Quando esistono più ascensori, può pianificare gli interventi in modo alternato per mantenere almeno un collegamento disponibile.

È utile anche definire una procedura per il cambio del personale incaricato. Password, contatti del manutentore, ubicazione del libretto e accesso ai locali tecnici non devono rimanere affidati alla conoscenza di una singola persona.

Chi paga la manutenzione in un edificio con più locatari

Nei confronti della ditta incaricata, il costo viene sostenuto dal soggetto che ha sottoscritto il contratto, generalmente il proprietario, il condominio, la società di gestione o il fondo immobiliare rappresentato dal gestore.

Il successivo addebito ai locatari dipende dalla legge, dai contratti di locazione e dal prospetto degli oneri accessori previsto per l’immobile.

In un edificio direzionale non è quindi sufficiente chiedersi chi utilizzi maggiormente l’ascensore. Bisogna verificare quali costi il contratto consenta di recuperare, come vengano calcolate le quote e quali spese restino a carico della proprietà.

Ripartizione delle spese tra conduttori e proprietari

L’articolo 9 della Legge 392/1978 stabilisce che, salvo patto contrario, siano a carico del conduttore le spese relative al funzionamento e all’ordinaria manutenzione dell’ascensore. Il conduttore ha diritto a ricevere l’indicazione specifica delle spese, conoscere i criteri di ripartizione e consultare i documenti giustificativi.

Rientrano generalmente nei costi ordinari recuperabili:

• canone di manutenzione;
• energia utilizzata dall’impianto;
• piccole regolazioni;
• controlli programmati;
• normali spese di esercizio;
• sostituzioni limitate dovute all’usura ordinaria, quando previste dal contratto.

Gli interventi straordinari che rinnovano parti importanti dell’impianto, ne aumentano il valore o ne prolungano significativamente la vita utile restano normalmente a carico del proprietario. Nei contratti commerciali, tuttavia, la distribuzione dei costi deve essere verificata sulle clausole sottoscritte, perché le parti possono disciplinare in modo dettagliato service charge, manutenzioni, adeguamenti e investimenti.

Quando sono presenti più locatari, le spese possono essere ripartite secondo:

• superficie occupata;
• quota indicata nel regolamento dell’edificio;
• tabelle predisposte dalla proprietà;
• piano o area servita;
• numero delle unità locate;
• criteri specifici contenuti nei contratti.

L’utilizzo reale dell’ascensore è difficile da misurare senza sistemi dedicati. Per questo il criterio deve essere definito prima dell’addebito e applicato in modo coerente a tutti i soggetti coinvolti.

Gestione dei contratti in caso di cambio locatario

Quando un’azienda lascia l’edificio, il contratto di manutenzione dell’ascensore comune non viene normalmente trasferito o chiuso, perché resta collegato all’impianto e al soggetto che gestisce l’immobile.

È invece necessario chiudere correttamente la posizione economica del conduttore uscente. Il conguaglio dovrebbe distinguere:

• costi maturati durante il periodo di occupazione;
• fatture già ricevute;
• spese stimate ma non ancora fatturate;
• interventi straordinari deliberati dalla proprietà;
• eventuali franchigie o massimali;
• data effettiva di riconsegna degli spazi.

Il nuovo locatario dovrebbe ricevere, insieme alle regole dell’edificio, le informazioni necessarie per utilizzare correttamente gli impianti e segnalare i problemi. È utile comunicare:

• referente del facility management;
• numero per le emergenze;
• procedura in caso di fermo;
• modalità di accesso fuori orario;
• limiti relativi al trasporto di materiali;
• regole per traslochi e consegne voluminose.

Durante un trasloco, l’ascensore può essere sottoposto a un utilizzo molto più intenso del normale. Il property manager dovrebbe programmare l’attività, verificare portata e dimensioni della cabina e predisporre eventuali protezioni, evitando che l’impianto venga usato impropriamente.

Vantaggi di un manutentore multimarca per edifici con impianti di marche diverse

Negli immobili direzionali ampliati o ristrutturati in momenti differenti è frequente trovare ascensori di costruttori diversi. Anche impianti della stessa marca possono appartenere a generazioni tecnologiche lontane, con quadri di manovra, porte e sistemi di comunicazione non uniformi.

Affidare tutti gli ascensori a un manutentore multimarca può semplificare la gestione, purché l’impresa disponga di tecnici formati, strumenti diagnostici adeguati e accesso ai ricambi.

La scelta non dovrebbe basarsi soltanto sulla possibilità dichiarata di intervenire su più marchi. Bisogna verificare:

• esperienza sulle tecnologie installate;
• disponibilità dei componenti;
• capacità di gestire impianti meno recenti;
• organizzazione della reperibilità;
• strumenti per consultare lo storico;
• qualità della reportistica;
• presenza territoriale;
• gestione delle emergenze.

Un solo interlocutore per tutti gli impianti

Un contratto unico permette al property manager di evitare procedure differenti per ciascun ascensore. Scadenze, rapporti, fatture e segnalazioni possono essere gestiti attraverso un solo referente.

Questo approccio facilita anche l’analisi complessiva dell’edificio. Il manutentore può confrontare frequenza dei guasti, costi e disponibilità dei diversi impianti, individuando quelli che richiedono un intervento più esteso o un piano di ammodernamento.

I principali vantaggi sono:

• un solo canale per le richieste;
• documentazione uniforme;
• programmazione coordinata delle visite;
• gestione centralizzata delle emergenze;
• maggiore chiarezza sui costi;
• possibilità di alternare i fermi;
• storico tecnico unificato;
• confronto tra le prestazioni degli impianti.

La presenza di un unico fornitore non deve però ridurre la precisione dei rapporti. Ogni ascensore deve mantenere una propria scheda, con matricola, componenti, anomalie, interventi e scadenze chiaramente identificati.

Everest: interventi su qualsiasi marca a Milano e Piacenza

Everest propone manutenzione multimarca per ascensori installati in edifici direzionali, immobili con più impianti e strutture ad alto traffico. Il servizio viene adattato al costruttore, all’età, alla tecnologia e alle modalità di utilizzo di ciascun ascensore.

L’azienda mette a disposizione gestione informatizzata degli interventi, accesso allo storico dell’impianto, tecnici dedicati, reperibilità continuativa e telecontrollo sugli ascensori predisposti. Dispone inoltre di tre strutture per i ricambi multimarca e dichiara un magazzino composto da circa 6.000 pezzi.

Per un edificio con ascensori di marche differenti, questa organizzazione permette di affidare la gestione a un solo interlocutore, mantenendo un piano specifico per ogni impianto. Everest opera con sedi a Milano e Piacenza e segue anche ascensori aziendali e direzionali sottoposti a traffico elevato.

Il sopralluogo iniziale consente di censire gli ascensori, controllare la documentazione disponibile, ricostruire gli interventi precedenti e definire frequenze, reperibilità e livelli di servizio. Il contratto può così rispondere alle esigenze della proprietà, del facility manager e delle aziende presenti nell’edificio, evitando che la manutenzione venga gestita soltanto quando si verifica un fermo.